BPM

BPM (Business Process Management)

BPM (Business Process Management o sistema de Administración de procesos) permite llegar del diseño a la ejecución de los procesos de negocio sin pasar por diseño de base de datos, programación de interfaces, conexiones complicadas con otros sistemas ni programación excesiva. El sistema BPM incluye lo necesario para que los desarrolladores de aplicaciones creen formularios electrónicos, flujos de trabajo y reportes de mínima programación; incluso usuarios sin conocimientos de desarrollo de software pueden crear aplicaciones de automatización de procesos.
BPM es la conjunción del modelado de procesos y las tecnologías de la información.
Con BPM se busca la colaboración entre los especialistas del negocio y los especialistas de TI como una familia.
Los administradores del negocio pueden medir y controlar todos los aspectos y los elementos sobre las operaciones de los proceso.
Los administradores de las Tecnologías de la Información pueden aplicar sus habilidades y recursos de manera directa sobre las operaciones del negocio.
•Negocio (dimensión del valor): Crear valor entre los clientes y los interesados, dirigido a cumplir las metas y objetivos del negocio.
•Proceso (dimensión de la transformación): actividades estructuradas llamadas procesos, los procesos transforman los recursos y materiales en productos o servicios para los clientes, esta transformación es el como trabaja el negocio.
•Gestión (dimensión capacitación): Administrar mueve a las personas y los sistemas alineados con los fines y objetivos del negocio

Mediante BPM se persigue el modelado de las actividades de negocio para lograr una mejor administración, automatización y optimización.

El sistema implantado en una empresa para lograr estos objetivos y adherirse al paradigma lo denominan BPMS.

Algunos ejemplos de aplicaciones de BPM o motivos de implantación son las que siguen:

•Implantación o mejora del sistema de calidad
•Comprensión y mejora de procesos
•Establecimiento real de SLA
•Reingeniería de procesos
•Optimización de tareas
•Establecimiento de metodología a nivel de empresa
•Control y seguimiento de los procesos organizativos

Finalidad de un BPM
Descomponer la actividad global de una empresa u organización en un conjunto de ‘Procesos’, que pueden ser analizadas con detalle y cuyas acciones repetitivas puedan ser automatizadas, tanto en lo concerniente a los sistemas como a las personas que intervienen, para optimizar tiempos, oportunidades y costes, sin perder la capacidad de adaptación constante y conservando la coexistencia de métodos seguros para facilitar la intervención activa y fundamental de las personas en los procesos.

Objetivos
•Integración de TI y Negocio: BPM acorta la brecha entre negocio y TI, y refuerza el concepto de que las soluciones estén basadas directamente en los objetivos de negocio, y en los procesos de negocio.
•Enfoque Evolutivo: BPM propone un enfoque evolutivo, comenzando por la implementación de algunos procesos de negocio, realizando primero los componentes más reutilizables, y con el tiempo ir sumando soluciones.
•Ciclo de Vida Procesos: BPM se basa en el ciclo de mejoramiento continuo de los procesos de negocio pasando por el modelamiento, simulación, publicación, ejecución, y monitoreo de los procesos, donde el monitoreo retroalimenta al modelo con estadísticas reales del proceso.

Importancia
•La gestión de procesos de negocio se origina con el cliente, atravesando por varios departamentos funcionales dentro de la compañía y finalmente regresando al cliente. Durante este viaje, los procesos dependen tanto de los sistemas como de las personas para manejar transacciones. Estos procesos son esenciales para brindarle valor al cliente, son cadenas de valor centradas en el cliente.
•La gestión de procesos de negocio juega un gran papel en las distintas fases del ciclo de vida de los proyectos, así como lo es el
•control
•monitoreo
•mantenimiento
•gestión

Características
•Debe permitir gestionar el ciclo de vida de los servicios
•Simular procesos de negocio
•Agilidad en el cambio de los procesos

Elementos de BPM
•Habilitación de procesos
Un depósito de procesos permite a los diseñadores a rehusar y modificar procesos existentes para crear nuevos procesos.
•Automatización de procesos
Los desarrolladores pueden usar el entorno integrado de desarrollo para compilar servicios existentes o para crear nuevos que se puedan implementar en procesos mejorados.
•Monitoreo de procesos
Los indicadores de desempeño reflejan las métricas operaciones y de negocio.
•Infraestructura de integración
Una arquitectura orientada a los servicios.

Roles del BPM

Director de procesos: Fomenta la cultura de los procesos, define y habilita la arquitectura de procesos empresariales.
Arquitecto de Procesos: Diseña y construye los modelos y entornos para los procesos de negocio.
Propietario de procesos de negocio: Responsable del cumplimiento de principio a fin del proceso.
Ingeniero de procesos: Construyen procesos de negocio ejecutables, crean servicios a partir de la orquestación de otros.
Analista de procesos: el experto que define qué eventos se deben supervisar, diagnostica problemas de los procesos y prescribe soluciones al rendimiento.
Actor del proceso: trabaja dentro de un proceso y comprende cómo encaja dentro de un flujo de valor.

Beneficios del BPM
La implantación de un sistema BPM ofrece beneficios sustanciales a las organizaciones. Las tareas de los usuarios se realizan más fácilmente y la organización conoce y controla de forma inmediata las tareas que se están llevando a cabo. En general, y a lo largo de estos últimos años, los resultados indican que las compañías que han implantado soluciones de BPM han obtenido los siguientes beneficios:

•Mejora del rendimiento y productividad del trabajo de todos los integrantes.
•Mejora de los tiempos de respuesta, reducción de costes y aumento en la calidad y eficiencia en la operativa de la organización.
•Mejor calidad y servicio al cliente.
•Crecimientos y apertura de nuevos canales de forma rápida y minimizando el aumento de recursos.
•Mayor agilidad y flexibilidad de la informática que soporta el negocio.
•Coordinación, comunicación y cooperación independiente de la hora y situación geográfica.
•Mejora continúa en los procesos: La estandarización de los mismos fomenta su replanteamiento de una manera distinta, más estructurada y menos jerárquica, eliminando aquellos pasos que no aportan valor de negocio.
•Aumento de la sinergia entre la gestión de la información (documentos, formularios, contenidos web, datos de sistemas corporativos, etc.) y los flujos de trabajo.
•Completa auditoría y trazabilidad de los procesos.

Estrategias críticos de éxito en una implantación BPM

Un motor sólo funciona de manera óptima cuando todas las piezas que lo conforman encajan entre sí y trabajan coordinadamente. Este principio se puede aplicar perfectamente a los componentes interrelacionados de una organización que han de ser gestionados por una iniciativa BPM. Componentes que actúan de forma sinérgica son tres:
•Procesos.
•Personas.
•Sistemas.

Por lo tanto, la estrategia de implantación de un sistema BPM debe focalizarse en cada uno de dichos componentes, individual y colectivamente:

•Procesos: El primer paso debe ser articular cuáles son las estrategias y objetivos corporativos de negocio. Esto puede parecer obvio, pero en muchos equipos directivos no siempre existe un completo acuerdo sobre cuáles son los imperativos estratégicos de negocio ni sobre cómo se mide su consecución. Por lo tanto, es importante definir la estrategia, aunque el verdadero factor crítico de éxito está relacionado con la eficiencia de las actividades y procesos de negocio que la soportan.
•Personas: Un proyecto de implantación de BPM nunca tendrá éxito sin la implicación activa de las personas de la organización. BPM plantea cuestiones relativas al componente “Personas” en dos líneas: Primero, para determinar el nivel de su capacidad para implementar iniciativas de mejora global como BPM.Por otra parte, es importante conocer el nivel de alineamiento de las personas con los objetivos globales de la organización.
•Sistemas: A pesar de que BPM no es una tecnología, su implantación está basada en aplicaciones y componentes tecnológicos. La complejidad del proceso de la información requerida por BPM hace necesarios sistemas y arquitecturas que permitan coordinar la gestión de los datos de la organización y su análisis. Las herramientas a usar tienen que soportar una amplia variedad de aplicaciones, un conjunto diverso de perfiles de usuario y ser escalables en cuanto a número de usuarios y volúmenes de datos. Indudablemente, la implantación de BPM será más sencilla si se puede utilizar una suite completa de productos BPM que encaje perfectamente con la infraestructura de sistemas existente.


Ciclo de vida de BPM
•Modelar
•Optimizar
•Automatizar
•Administrar

BPM en la práctica
La implementación de BPM involucra la unión de la estrategia, los procesos y la tecnología de una empresa para generar valor al negocio.
Para lograr esta unión es necesario desarrollar una serie de procesos que permiten alinear de manera controlada, los aspectos estratégicos del negocio, a través de la identificación y articulación de los conceptos claves del proceso y la asociación de los componentes tecnológicos.

Conclusiones
•BPM es el entendimiento, gestión e innovación de procesos bajo estándares internacionales, alineados con la estrategia de negocio para asegurar la efectividad del proceso y crear valor a la cadena productiva de la empresa y su sector.
•Constituye un nuevo paradigma para abordar procesos de mejoramiento que aumenta la eficiencia y facilita integración entre diferentes compañías.
•Constituye una alternativa para la búsqueda de ventajas competitivas, para afrontar escenarios de competencia en mercados nacionales e internacionales.
•Se perfila como una nueva línea de pensamiento que atiende necesidades tangibles de las empresas

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